Privacybeleid

Betreft: Privacy reglement is op de ALV van 26 juni 2018 goedgekeurd door de leden van Volleybalvereniging Avior.
Versiedatum: 14 mei 2018


Als je lid wordt van Volleybalvereniging Avior (Avior) vragen we je om persoonlijke gegevens van jou en/of van je kind(eren). Met deze gegevens administreren wij je als lid in onze ledenadministratie. Daarnaast zijn gegevens nodig voor het contact met onze leden en voor een efficiënte manier van werken in onze vereniging. Echter begrijpen we dat je als lid (of als ouder) graag wilt weten wat we met je gegevens doen én wie allemaal toegang hebben tot je gegevens. Met deze privacy policy lichten we toe wat we met je gegevens doen. Als je toch nog vragen hebt, neem dan gerust contact op met onze privacy officer, te bereiken via privacy@vv-avior.nl.

Minderjarigen

Indien jij jonger bent dan 16 jaar dien je expliciete toestemming van jouw ouder of voogd te overleggen dat wij jouw persoonsgegevens mogen verwerken. Hiervoor leggen wij vast wie jouw ouder en/of voogd is. Vanaf 16 jaar mag je deze toestemming zelf verlenen.

Wat doen we met je gegevens?

Er zijn verschillende acties die wij als volleybalvereniging doen. Je wordt lid van een vereniging, om jouw lidmaatschap invulling te geven hebben we informatie over jou nodig. Met deze informatie kunnen we je informeren over teamindelingen, verplichtingen zoals het fluiten van wedstrijden en het draaien van bardiensten. Afhankelijk van de competitievorm die jij speelt hebben we ook informatie nodig over je kledingmaten om je te voorzien van wedstrijdkleding. Als onderdeel van onze vereniging informeren we je over de activiteiten die we als vereniging organiseren.

Wij gebruiken je gegevens voor verschillende doelen. In onderstaande tabel kun je zien welke doelen dat zijn.
Wij gebruiken daarbij van jou ontvangen gegevens, maar ook door onszelf verzamelde gegevens.

Doel

Benodigde gegevens

Inschrijven als lid van Avior
Om je in te schrijven als lid bij Avior hebben wij enkele gegevens van je nodig. Dit zijn onder andere je NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, geboortedatum, geslacht, en pasfoto. Ben jij al lid van de Nevobo? Dan vragen wij ook om jouw Nevobolidmaatschapsnummer. Deze gegevens hebben wij nodig om je in te kunnen delen in een team, je te kunnen bereiken over het volleyballen bij Avior en om de contributie bij je te kunnen incasseren.


– NAW-gegevens
– Telefoonnummer
– Mailadres
– Gegevens wettelijke vertegenwoordiger
– Geboortedatum
– Geslacht
– NeVoBo-nummer
– Foto



Inschrijven als lid van de Nederlandse Volleybal bond
Als jij lid wordt van Avior wordt je automatisch ook lid van de Nederlandse Volleybal bond. Wij geven hiertoe de volgende gegevens aan de NeVoBo door: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht en foto. Als jij jonger dan 18 jaar bent geven wij ook de volgende gegevens van jouw ouders en/of voogd door: naam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens zijn wij verplicht aan te leveren als je jonger dan 16 jaar bent omdat de NeVoBo dan toestemming van jouw ouders en/of voogd nodig hebben om je aan te melden als lid. De toestemming geef je direct als je je bij Avior inschrijft.



– NeVoBo-nummer
– NAW-gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Geboortedatum
– Geslacht
– Foto



Contributie innen
Als je lid bent betaal je contributie. Om de contributie te innen hebben we je bankrekeningnummer nodig. Als er redenen zijn om korting te krijgen op je contributie, zoals een blessure of familiebanden, maken we dit in onze administratie zichtbaar.



– Bankrekeningnummer
– Redenen voor korting op contributie
– Familiebanden



Teamindelingen maken
Om te kunnen volleyballen delen wij je in, in een team binnen Avior. Om dit te kunnen doen gebruiken wij de volgende gegevens: naam, geslacht, geboortedatum en team. In sommige gevallen gebruiken wij hiervoor ook jouw adresgegevens zodat wij jou in een sporthal bij jou in de buurt in zouden kunnen delen.
Aan het eind van het seizoen wordt gevraagd naar je beschikbaarheid voor het daar op volgende seizoen. Deze informatie wordt ook gebruikt bij de nieuwe teamindelingen en maximaal 9 maanden bewaard.
Als je in een team zit, dan wordt er voor competitie spelende leden ook kleding geregeld, hiervoor worden je kledingmaten opgeslagen.



– Naam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Tak van sport
– Beschikbaarheidsformulier
  *max. 9 maanden
– Kledingmaten
– Team



Onderdeel zijn van een vereniging
Als lid ben je onderdeel van een vereniging. Je hebt hierdoor verschillende verplichtingen als onderdeel van een geheel. In het ledenadministratie systeem houden wij bij of leden certificaten hebben die voor de vereniging van belang zijn, welke vrijwilligersrol mensen op zich nemen, of iemand een VOG heeft en wat de inlognaam van sportlink is van leden.



– Certificaten (Scheidsrechter, trainers, Instructie Verantwoord Alcoholschenken   oud papier halen)
– Vrijwilligersrol
– Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
– Inlognaam sportlink



Werknemer van de vereniging
Als je een werknemer bent van de vereniging hebben we je NAW-gegevens nodig, evenals een kopie van je identiteitsbewijs met je BSN-nummer. Om je loon uit te keren hebben we ook een bankrekeningnummer van je nodig.



– BSN
– NAW-gegevens
– Kopie van je identiteitsbewijs
– Bankrekeningnummer



Financiële administratie
Als vereniging zijn wij verplicht om een financiële administratie bij te houden. Dit om in te schatten hoe de contributie opgebouwd moet zijn en hoe de vereniging er financieel voor staat, maar ook omdat dit volgens de statuten en wet verplicht is om bij te houden. In de financiële administratie kunnen de volgende gegevens opgenomen zijn:

Wij zijn verplicht om de financiële administratie zeven (7) jaar te bewaren. Na deze periode worden de gegevens verwijderd.



– NAW-gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Bankrekeningnummer
– Redenen voor korting op contributie
– Familiebanden


Sponsor worden van de vereniging
We verwelkomen je met open armen als sponsor van de vereniging. Om je goed op de hoogte te houden van de vereniging noteren we je bedrijfsnaam en contactinformatie. Op deze manier krijg je informatie die je zelf ook weer kan delen onder je collega’s en contacten – je draagt immers bij aan het succes van Avior!


– NAW-gegevens
– Contactinformatie
– Bedrijfsnaam


Leden met een blijvende verbintenis met de vereniging (erelid, lid van verdienste)
Als erelid of lid van verdienste willen we je op de hoogte houden van jouw vereniging. Hiervoor noteren we je naam en mailadres. Ereleden en leden van verdiensten die zijn overleden blijven ereleden en leden van verdienste en zijn derhalve ook opgenomen in de administratie. We noteren van deze leden dat ze overleden zijn en verwijderen contactgegevens.


– Naam
– Mailadres
– Status


Uitschrijven als lid van Avior
Als jij je uitschrijft bij onze vereniging en geen verplichtingen en/of verbintenissen meer hebt, verwijderen we al jouw gegevens aan het einde van het betreffende volleybalseizoen, voor zover er geen wettelijke verplichting is om deze gegevens te bewaren. Een voorbeeld van gegevens die wij verplicht zijn om te bewaren zijn gegevens die zijn opgenomen in onze financiële administratie.
Voor leden met een blijvende verbintenis met de vereniging (erelid, lid van verdienste) bewaren wij de gegevens totdat jezelf aangeeft om te worden verwijderd en dan betekent dit ook dat de verbintenis met de vereniging vervalt.


Onderdeel van de vereniging: communicatie naar onze leden

  • Alle berichten die voor de vereniging van belang zijn, worden gepubliceerd op www.vv-avior.nl.
  • Indien e-mails naar meerdere ontvangers worden gestuurd, worden mailadressen in de BCC gezet.
  • Via de mail benaderen we onze leden over verenigingsverplichtingen. Dit betreft het fluiten van
    wedstrijden, het draaien van zaaldienst, het lopen van oud papier en het doen van bardiensten. Ook
    officiële mededelingen, zoals een uitnodiging voor de Algemene Leden Vergadering of een bericht
    vanuit het bestuur over de gang van zaken binnen de vereniging, worden via de mail verstuurd.
  • Ook informeren we onze leden via onze verenigingsnieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte van onze
    activiteiten. Wil je geen nieuwsbrieven van ons ontvangen, dan kan je je afmelden onderaan de
    nieuwsbrief.
  • Communicatie van- en over jeugdleden wordt via ouders/verzorgers gecommuniceerd.

Veiligheid

Het lidmaatschap bij Avior is onlosmakelijk verbonden aan het lidmaatschap bij de Nederlandse Volleybal Bond (NeVoBo). Dit houdt in dat wij (een deel van) jouw gegevens delen met de NeVoBo. WIl je meer weten over hoe de NeVoBo met jouw gegevens om gaat? Bekijk dan op de website van de NeVoBo hun privacy policy.

Wie binnen de vereniging met jouw gegevens moet werken (bijvoorbeeld de ledenadministratie) tekent een verwerkersovereenkomst.

Wat doen we er niet mee?

We geven je gegevens nooit aan andere partijen die niet zijn verbonden aan het doel van onze verenigingen en/of aan partijen die je gegevens willen gebruiken voor reclame doeleinden.

Regels voor het maken en verspreiden van foto’s, films en geluidsopnames

Bij evenementen en tijdens wedstrijden kunnen er foto’s/video’s gemaakt worden. Indien een lid bezwaar heeft tegen het gebruik van foto’s dient dit actief bij de PR/Communicatiecommissie te worden gemeld (via pr@vv-avior.nl). De vereniging zal zich maximaal inspannen om foto’s / beelden te verwijderen indien daar een verzoek voor wordt ingediend. Avior is niet aansprakelijk voor die gevallen waar foto’s / beelden onverhoopt niet zijn verwijderd.

Als vereniging maken wij vrij gebruik van foto’s / video’s die zijn gemaakt tijdens activiteiten en is daar geen vergoeding voor verschuldigd, tenzij anders overeengekomen met de desbetreffende fotograaf.

Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van onze vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. We raden je dan ook aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om meer service te bieden bij het bezoeken van onze website, die daardoor makkelijker wordt in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je ingelogd kan blijven op een website of dat je voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites – en welke pagina’s – door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet je eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening. Je kunt je toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door je internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kun je vinden in de Help-functie van uw browser.

Kloppen je gegevens niet? Of wil je je gegevens inkijken?

Dan kan je contact opnemen met de ledenadministratie via ledenadministratie@vv-avior.nl.

Er wordt gewerkt aan een persoonlijke inlogpagina. Hierop wordt voor jou inzichtelijk welke gegevens van jou bekend zijn bij de vereniging. Ook wordt het mogelijk om zelfstandig je gegevens te actualiseren. Daarnaast kan je via de beveiligde omgeving fotoalbums van verenigingsactiviteiten vinden en documenten voor de Algemene Ledenvergadering.

Wijziging van het privacy beleid

Het privacy beleid van Avior is goedgekeurd door de ledenvergadering van de vereniging. Het dagelijks bestuur kan het privacy beleid van tijd tot tijd aanpassen om deze up-to-date te houden. Deze aanpassingen zijn altijd gericht op het versterken van jouw rechten en/of het verbeteren van hoe wij omgaan met privacy. Op de websites zal steeds de meest recente versie van de privacy policy worden opgenomen. We raden je dan ook aan om deze regelmatig te raadplegen. Alle wijziging worden eens per jaar ter goedkeuring voorgelegd aan de ledenvergadering. Bij belangrijke tussentijdse wijzigingen informeren we je hierover via de website.

Melden van een datalek

Heb je informatie ontvangen die je niet had mogen ontvangen? Meld het bij ons, via privacy@vv-avior.nl.

Klachten

Natuurlijk helpen je graag verder als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Op grond van de AVG heb je bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van je persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.